¿Qué es un evento online?
Un evento online es un acontecimiento cuyo objetivo es comunicarse con la audiencia a través de internet.
Los eventos virtuales tienen diferentes finalidades, se puede organizar un evento digital tipo webinar para promocionar un producto nuevo, para impartir una masterclass o taller.
También, cuando hablamos de una reunión de trabajo ya sea de gran tamaño o pequeño, con trabajadores o con clientes, es considerada un evento online.
¿Qué ventajas tienen los eventos digitales?
- Accesibilidad: para asistir a un evento online sólo hace falta una conexión a internet. Puedes unir en un mismo evento asistentes de cualquier parte del mundo sin la incomodidad y/o el coste del desplazamiento, alojamiento etc.
- Menor coste: Siempre dependerá del evento virtual que queramos organizar, pero en términos generales, organizar un evento online tiene un coste menor que organizarlo presencial. Se recorta, como ya hemos comentado antes, en desplazamientos, alojamientos, alquiler del espacio y de los audiovisuales.
- Comodidad: El hecho de poder ofrecer o asistir a un evento online desde la oficina o incluso el domicilio, hace que sea mucho más cómodo y nos evita la pérdida de tiempo que supone el desplazamiento.
- Durabilidad: El evento online puede quedar grabado y accesible en la nube, ya sea de una manera pública o privada. Por ejemplo si es una formación de una empresa, puede utilizarse en el caso de una nueva incorporación. Si es un congreso público, puede quedar en youtube al alcance de todo el mundo.
¿Qué tipos de eventos online se pueden organizar?
Reunión Online
La reunión online es aquella en la que todos los asistentes pueden participar, pueden encender su micro y su cámara e incluso compartir su pantalla. Es una estructura ideal para reuniones pequeñas o grupos de trabajo.
Webinar
La estructura del webinar permite tener dos listas de participantes: Ponentes y Asistentes. Los Ponentes son aquellos que podrán hablar y compartir su pantalla durante el evento. Los Asistentes podrán ver lo expuesto por los ponentes y participar por medio del chat, preguntas y respuestas o votaciones. Los webinars son ideales para la formación online, para eventos de promoción de un producto o para congresos.
Incentivo
Este tipo de evento puede ser totalmente virtual o híbrido ( 50% online + 50% físico) Los incentivos se organizan para premiar a los asistentes. Siempre será algo divertido, con un maestro de ceremonias que incentive la interacción de los asistentes. Un cátering a domicilio es un ejemplo de incentivo online. A continuación os mostramos cómo es
Cátering a Domicilio para tu Evento Online
¿Cómo se organiza un evento virtual?
CUTT/events te asignará un Virtual Event Manager, que es aquella persona que se responsabiliza del proyecto desde el primer momento y que te guía en todo el proceso para que cumpla todas tus necesidades y no tengas que preocuparte de nada.
Estos son los pasos que sigue nuestro Virtual Event Manager para asegurarse de controlar todos los detalles y de que el resultado sea perfecto:
Paso 1: tener una reunión en profundidad con el cliente para aclarar qué necesita su evento online.
Paso 2: ofrecer una propuesta valorada que incluya algunos extras que nuestro Virtual Event Manager crea que pueden hacer del evento una experiencia única
Paso 3: organizar y gestionar el evento:
- Contratación de los proveedores necesarios
- Transmitir las necesidades y controlar que el resultado sea perfecto.
- Diseño y creación de Web personalizada.
- Envío de invitaciones.
- Diseño y gestión de campaña de marketing en redes
- Inscripción y registro de datos.
- Generación de contenidos digitales como vídeos o diapositivas para los ponentes.
- Creación y dinamización de red social exclusiva.
- Coordinación de los ponentes, diseño de la escaleta del evento y dirección de “ensayo general”.
- Elección de la plataforma para la reunión o “webinar” correcta para el evento y el número de participantes.
- Realización de los diferentes ponentes para dar agilidad y atractivo al evento
- Contratación de complementos: incentivos híbridos o gamificación.
- Gestión post-evento de vídeos y contenidos generados durante la conexión en directo
Paso 4: simplificar todo el proceso de cierre y facturación.